Gestire una commessa significa saper coordinare persone, risorse, tempi e costi con un unico obiettivo: portare a termine il lavoro in maniera efficace e redditizia.
Molte aziende ancora oggi lo fanno con fogli Excel o strumenti parziali, ma chi ha provato a centralizzare tutto in un unico sistema sa quanto cambi la prospettiva.
In questo articolo ti dimostro come la funzionalità Progetti di Perfex permetta di gestire una commessa in tutte le sue fasi, con le giuste personalizzazioni per adattarla a settori e realtà diverse.
1. L’avvio della commessa: da opportunità a progetto
Il ciclo inizia sempre da una trattativa commerciale. In Perfex questa fase viene gestita con Lead e Opportunità: una volta firmato il contratto, la commessa diventa un Progetto.
👉 Personalizzazione utile: creare una pipeline che porti automaticamente le trattative vinte nella sezione Progetti, così da non perdere tempo con passaggi manuali.
2. Pianificazione: obiettivi, budget e tempi
Il progetto in Perfex si apre con i dati fondamentali:
- Cliente collegato
- Durata e scadenze
- Obiettivi principali
- Budget previsto
👉 Verticalizzazione consigliata: introdurre campi personalizzati per centro di costo, tipologia di commessa (es. lavori a forfait, a corpo, a ore) e margine atteso. In questo modo, l’azienda può monitorare la redditività non solo del singolo progetto ma dell’intero portafoglio.
3. Assegnazione dei ruoli e gestione del team
Un progetto non è solo scadenze, ma soprattutto persone. Perfex permette di assegnare responsabili e membri del team.
👉 Personalizzazione: predisporre ruoli predefiniti (capo commessa, tecnico, consulente, project assistant) e collegarli a permessi specifici, così ogni membro del team vede solo ciò che gli serve.
4. Task management: il cuore operativo
Le attività (Tasks) sono lo strumento principale di coordinamento. Possono essere visualizzate in lista o in Kanban, assegnate ai singoli e collegate a milestone.
👉 Verticalizzazione: definire un template di progetto per ogni tipologia di commessa. Ad esempio:
- Agenzia di comunicazione → fasi di analisi, creatività, approvazione, pubblicazione
- Studio tecnico → rilievo, progettazione, consegna elaborati, direzione lavori
- Software house → analisi requisiti, sviluppo, test, rilascio
Questo evita di reinventare la ruota a ogni nuovo incarico.
5. Monitoraggio di tempi e costi
Perfex consente di tracciare le ore lavorate (time tracking) e di collegarle al budget.
👉 Personalizzazione utile: introdurre un cruscotto di margine commessa che confronta in tempo reale costi, ore lavorate e fatturato generato. In questo modo il project manager sa sempre se sta rispettando i parametri di redditività.
6. Collaborazione e comunicazione
Un progetto è spesso il punto d’incontro tra azienda e cliente. Perfex include strumenti per commenti, upload di file, condivisione documenti e notifiche automatiche.
👉 Verticalizzazione: attivare l’area clienti dedicata al progetto con accessi personalizzati, dove il committente può vedere avanzamenti, scadenze e materiali, senza invii infiniti via mail.
7. Fatturazione e rendicontazione
La commessa deve chiudersi con numeri chiari. Perfex collega progetti a preventivi, ordini di lavoro, fatture e incassi. E mette a disposizione del cliente finale una comoda e intuitiva area riservata per tenere sotto controllo i lavori in corso.
👉 Personalizzazione: collegare stati di avanzamento lavori (SAL) direttamente al flusso di fatturazione. Questo è utilissimo per settori come edilizia o consulenza, dove si fattura per tranche o milestone completate.
8. Chiusura e analisi finale
Un progetto ben gestito non si chiude solo con la consegna. Perfex consente di archiviare i risultati, valutare obiettivi raggiunti e analizzare scostamenti tra preventivo e consuntivo.
👉 Verticalizzazione: creare un report personalizzato di fine commessa, che includa:
- Ore totali vs ore preventivate
- Costi sostenuti vs budget
- Margine reale
- Customer satisfaction
Prenderci o farsi prendere la mano
Perfex non è un semplice gestionale: con le giuste personalizzazioni diventa un vero strumento di controllo commessa, capace di integrare pianificazione, operatività e controllo economico.
Le aziende che lo implementano non solo risparmiano tempo, ma soprattutto riescono a trasformare dati sparsi in decisioni strategiche.
Certo, arrivare al risultato perfetto per la tua azienda può richiedere un lungo periodo di analisi, sviluppo e formazione: spostare i processi aziendali da una gestione manuale e disordinata ad un gestionale è una rivoluzione importante e richiede l’impegno e la concentrazione di tutti, nessun escluso.
Ma il risultato può essere a volte sorprendente anche per noi, che ci lavoriamo ormai da molti anni.
Se stai cercando un modo per gestire in maniera professionale le tue commesse e vuoi capire come verticalizzare Perfex sul tuo settore, contattami: posso aiutarti a costruire un sistema su misura che accompagni la tua azienda dalla firma del contratto fino al controllo finale di redditività.
