La fatturazione elettronica è ormai da molto tempo un requisito obbligatorio per le aziende italiane, semplificando parecchio il processo di emissione, ricezione e conservazione delle fatture. Ma come funziona tecnicamente e come la si può integrare in un gestionale come Perfex?
Come funziona la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è il sistema digitale di emissione e trasmissione delle fatture. Anziché emettere documenti cartacei, le fatture vengono prodotte come file di testo in formato XML e inviate tramite un sistema di interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo formato garantisce standardizzazione, sicurezza e tracciabilità, riducendo errori e tempi di gestione.
Ogni fattura elettronica deve contenere specifiche informazioni obbligatorie, come:
- dati del fornitore e del cliente
- descrizione dei prodotti o servizi
- importi e aliquote IVA
- codice destinatario o PEC per la trasmissione
Vantaggi della fatturazione elettronica
- Risparmio di tempo e risorse: automatizzando l’invio e la ricezione delle fatture, si riduce la necessità di gestire documenti cartacei e archiviazioni fisiche.
- Controllo delle scadenze: le fatture elettroniche garantiscono un monitoraggio più efficiente dei pagamenti e delle scadenze, grazie all’interazione con il sistema dell’Agenzia delle Entrate.
- Riduzione degli errori: con la standardizzazione dei formati XML, il rischio di errori di trascrizione o incompletezza viene drasticamente ridotto.
Come integrare la fatturazione elettronica nel CRM Perfex
Come ho già avuto occasione di scrivere, considero Perfex uno dei CRM più flessibili e potenti sul mercato. Va da sé, quindi, che molti sviluppatori di moduli per Perfex abbiano elaborato soluzioni per integrare la fatturazione elettronica nel flusso di lavoro aziendale. Se utilizzi Perfex e vuoi attivare la fatturazione elettronica, ecco come puoi procedere:
- Scelta del modulo aggiuntivo: Perfex dispone di moduli specifici per la gestione della fatturazione elettronica. Alcuni provider offrono estensioni che permettono di gestire la creazione, invio e ricezione delle fatture direttamente dal gestionale.
- Configurazione del modulo: Una volta installato il modulo, dovrai configurarlo inserendo i tuoi dati fiscali e quelli dei clienti. Inoltre, sarà necessario impostare le informazioni sul codice destinatario o PEC per il corretto invio delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
- Creazione delle fatture in XML: a questo punto, Perfex ti permetterà di generare fatture elettroniche conformi agli standard richiesti in formato XML. Durante la creazione della fattura, potrai inserire tutte le informazioni necessarie, come prodotti, servizi, aliquote IVA, etc.
- Invio e gestione delle fatture: Dopo aver creato la fattura, il modulo invia il documento al SdI, che a sua volta lo recapita al destinatario. Potrai anche monitorare lo stato della fattura (inviata, ricevuta, accettata, rifiutata) direttamente da Perfex, senza bisogno di utilizzare altri sistemi esterni.
- Archiviazione e conservazione: Una volta inviata, la fattura elettronica viene archiviata digitalmente all’interno di Perfex, permettendoti di accedervi facilmente in futuro. Alcuni moduli offrono anche soluzioni di conservazione digitale a norma di legge, semplificando ulteriormente la gestione.
L’integrazione della fatturazione elettronica in un gestionale come Perfex è un passo fondamentale per ottimizzare i processi aziendali e garantire la conformità alle normative. Con i moduli dedicati e una corretta configurazione, potrai emettere e ricevere fatture elettroniche con facilità, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
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